Persondatapolitik for Licensbutler

1. Hvem er vi?

Licensbutler leveres af:

Edubutler ApS
CVR-nr. 46018362
Damhus 1
6600 Vejen
Danmark

Kontaktperson: Klaus Nissen
E-mail: klaus@edubutler.dk
Telefon: +45 31 42 66 72

Denne persondatapolitik forklarer, hvordan personoplysninger behandles, når du besøger Licensbutlers hjemmeside, kontakter os, ansøger om at få oprettet en skole eller anvender Licensbutler som bruger.

2. Edubutlers og kundens roller

Edubutler ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler til vores egne formål. Det gælder blandt andet oplysninger i forbindelse med:

• henvendelser og support
• ansøgninger om oprettelse af en skole
• tilbud og kundeadministration
• fakturering og bogføring
• drift og beskyttelse af vores hjemmeside og tjeneste

Når en skole, kommune eller anden organisation anvender Licensbutler og registrerer oplysninger i systemet, er organisationen som udgangspunkt dataansvarlig. Edubutler ApS behandler i disse tilfælde oplysningerne som databehandler efter kundens dokumenterede instruks og den indgåede databehandleraftale.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder vedrørende oplysninger, som din arbejdsplads har registreret i Licensbutler, skal du som udgangspunkt kontakte din skole, kommune eller organisation. Edubutler ApS bistår kunden med at håndtere henvendelsen.

3. Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af hvordan du anvender Licensbutler, kan vi behandle følgende oplysninger:

Kontakt- og organisationsoplysninger

• navn
• arbejdsmail
• arbejdstelefonnummer
• skole, kommune eller anden organisation
• stilling eller arbejdsfunktion
• oplysninger, du skriver i en henvendelse eller ansøgning

Bruger- og kontooplysninger

• navn og arbejdsmail
• skole eller organisatorisk tilhørsforhold
• brugerrolle og adgangsrettigheder
• bruger-id og kontostatus
• meddelelsespræferencer

Tekniske oplysninger og sikkerhedsoplysninger

• IP-adresse
• browser- og enhedsoplysninger
• login-tidspunkter
• sikkerheds- og aktivitetslogs
• oplysninger om fejl og tekniske hændelser

Adgangskoder opbevares ikke i læsbar form.

Oplysninger i forbindelse med licensadministration

• navn og arbejdskontakt på en ansvarlig medarbejder, hvis skolen knytter en person til en licens eller et abonnement
• arbejdsrelaterede noter uden følsomt indhold
• navn, stilling og arbejdskontakt på kontaktpersoner hos leverandører

Oplysninger om skolens licenser, priser, budgetter og leverandører er som udgangspunkt oplysninger om organisationen og ikke personoplysninger. De behandles dog fortroligt som kundedata.

Faktureringsoplysninger

• kundens navn og CVR-nummer
• EAN-nummer
• faktureringsadresse
• kontaktperson og personreference
• ordre- eller rekvisitionsnummer
• faktura- og betalingsoplysninger

Kommunikation

Vi behandler indholdet af e-mails, supporthenvendelser og anden kommunikation, når det er nødvendigt for at besvare henvendelsen eller hjælpe en bruger.

4. Hvad bruger vi oplysningerne til?

Vi behandler personoplysninger for at:

• oprette og administrere brugerkonti
• levere Licensbutler til skoler og kommuner
• håndtere ansøgninger om oprettelse
• yde support og besvare henvendelser
• sende nødvendige systemmeddelelser og påmindelser
• sikre løsningen mod misbrug og uvedkommende adgang
• fejlfinde, vedligeholde og forbedre driften
• administrere tilbud, aftaler og kundeforhold
• fakturere kunder og overholde bogføringsregler
• dokumentere og håndtere eventuelle retskrav

Kundedata anvendes ikke til annoncering, profilering eller træning af kunstig intelligens.

Licensbutler foretager ikke automatiske afgørelser, der har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for brugerne.

5. Retsgrundlag

Når Edubutler ApS er dataansvarlig, behandler vi personoplysninger på følgende grundlag:

Legitime interesser

Vi behandler oplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, når det er nødvendigt for vores legitime interesse i at:

• drive og sikre Licensbutler
• kommunikere med brugere og potentielle kunder
• administrere kunde- og samarbejdsforhold
• yde support
• forebygge misbrug
• dokumentere og forsvare retskrav

Vi vurderer, at disse interesser ikke overstiger den registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.

Retlig forpligtelse

Fakturaer, betalingsoplysninger og andet regnskabsmateriale behandles efter artikel 6, stk. 1, litra c, når behandlingen er nødvendig for at overholde bogførings-, skatte- og anden lovgivning.

Samtykke

Hvis vi anvender valgfrie cookies, udsender nyhedsbreve eller foretager anden behandling baseret på samtykke, sker behandlingen efter artikel 6, stk. 1, litra a.

Et samtykke kan altid trækkes tilbage. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, inden samtykket blev trukket tilbage.

Når Edubutler ApS er databehandler, fastlægger den pågældende skole, kommune eller organisation retsgrundlaget for behandlingen.

6. Oplysninger, der ikke må registreres

Licensbutler er ikke beregnet til registrering af:

• oplysninger om elever
• CPR-numre
• private kontaktoplysninger
• oplysninger om strafbare forhold
• helbredsoplysninger
• oplysninger om religion, politisk overbevisning eller fagforhold
• oplysninger om seksualitet
• genetiske eller biometriske oplysninger
• andre følsomme personoplysninger

Hvis sådanne oplysninger ved en fejl bliver registreret, skal skolen eller organisationen fjerne dem hurtigst muligt og kontakte Edubutler ApS, hvis der er behov for hjælp.

7. Hvor kommer oplysningerne fra?

Vi modtager normalt oplysninger:

• direkte fra dig
• fra din skole, kommune eller organisation
• fra en administrator, der opretter eller inviterer dig
• automatisk fra din browser eller enhed, når du bruger tjenesten
• fra offentligt tilgængelige virksomhedsregistre, når det er nødvendigt for kunde- og fakturaadministration

8. Hvem deler vi oplysninger med?

Vi sælger ikke personoplysninger.

Oplysninger kan videregives eller overlades til:

• medarbejdere og personer hos Edubutler ApS, som har et arbejdsbetinget behov for adgang
• leverandører af hosting, database, autentifikation, sikkerhedskopiering og teknisk drift
• leverandører af bogføring og anden nødvendig virksomhedsadministration
• professionelle rådgivere, når det er nødvendigt
• offentlige myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet til det

Personer med adgang til oplysningerne er underlagt fortrolighed.

9. Vores tekniske leverandører

Licensbutler anvender følgende centrale leverandører:

Supabase Pte. Ltd.

Supabase leverer database, autentifikation, backend, lagring, sikkerhedskopiering og tekniske logs.

Kundedata opbevares primært i den EU/EØS-region, som Edubutler ApS har valgt til Licensbutler. Begrænset support- og driftsadgang kan forekomme fra andre lande under et gyldigt overførselsgrundlag.

Læs mere på: https://supabase.com/legal/dpa

Lovable Labs Incorporated

Lovable leverer udviklings-, publicerings- og hostingplatform, serverfunktioner, teknisk drift, support og operationelle logs.

Behandling kan forekomme i EU/EØS og USA. Lovable kan anvende underleverandører, herunder Cloudflare, som beskrevet på Lovables offentliggjorte underdatabehandlerliste.

Læs mere på:

• https://lovable.dev/data-processing-agreement
• https://trust.lovable.dev/subprocessors

Lovable kan efter sine egne vilkår behandle visse drifts- og logoplysninger som selvstændig dataansvarlig til blandt andet sikkerhed, drift, fakturering og produktforbedring.

Hvis Edubutler ApS tilføjer nye leverandører, der skal behandle kundedata, opdateres databehandleraftalen, og kunden orienteres efter reglerne i aftalen.

10. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Visse leverandører eller deres supportfunktioner kan være placeret uden for EU/EØS.

Når personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sikrer vi, at der findes et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan eksempelvis være:

• en tilstrækkelighedsafgørelse fra EU-Kommissionen
• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser
• andre lovlige overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen

Vi vurderer desuden behovet for supplerende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Du kan kontakte os, hvis du ønsker flere oplysninger om det anvendte overførselsgrundlag.

11. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Personoplysninger opbevares kun, så længe de er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til.

Kundedata i Licensbutler

Kundedata opbevares, så længe kunden anvender Licensbutler.

Efter skriftlig instruks eller aftalens ophør tilbageleveres eller slettes oplysninger i aktive systemer normalt senest 30 dage efter kundens valg.

Kopier i automatiske sikkerhedskopier kan opbevares, indtil de overskrives som led i leverandørernes almindelige backupcyklus. De må kun anvendes til sikker genopretning.

Sikkerheds- og aktivitetslogs

Almindelige sikkerheds- og aktivitetslogs opbevares højst 180 dage.

Logs kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at undersøge en konkret sikkerhedshændelse, opfylde et myndighedskrav eller håndtere et retskrav.

Henvendelser og ansøgninger

Henvendelser og ansøgninger, der ikke fører til et kundeforhold, slettes normalt senest 12 måneder efter den seneste kontakt, medmindre der er en konkret grund til at gemme dem længere.

Kunde- og aftaleoplysninger

Nødvendige oplysninger om kundeforholdet kan opbevares under aftalen og i op til tre år efter aftalens ophør, hvis det er nødvendigt for dokumentation eller håndtering af retskrav.

Regnskabsmateriale

Fakturaer og andet regnskabsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

12. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte oplysninger mod hændigt eller ulovligt tab, ændring, offentliggørelse og uvedkommende adgang.

Foranstaltningerne omfatter blandt andet:

• adgangsstyring og brugerroller
• krypterede forbindelser
• beskyttet opbevaring af adgangskoder
• sikkerheds- og aktivitetslogs
• sikkerhedskopiering
• løbende opdatering og vedligeholdelse
• begrænsning af administrativ adgang
• procedurer for håndtering af sikkerhedshændelser

13. Dine rettigheder

Når Edubutler ApS er dataansvarlig, kan du efter omstændighederne have ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet
• at få behandlingen begrænset
• at gøre indsigelse mod behandlingen
• at få udleveret visse oplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format
• at trække et samtykke tilbage

Rettighederne er ikke absolutte og kan være begrænset af lovgivningen eller hensynet til andre personers rettigheder.

Hvis oplysningerne behandles på vegne af din skole, kommune eller organisation, skal du som udgangspunkt rette henvendelse til denne organisation.

Du kan kontakte Edubutler ApS på klaus@edubutler.dk.

Vi kan bede om nødvendige oplysninger til at bekræfte din identitet, inden vi behandler en anmodning.

14. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.

Du har også ret til at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk

15. Cookies og lignende teknologier

Licensbutler anvender teknisk nødvendige cookies eller lignende teknologier til blandt andet login, sikkerhed og opretholdelse af brugersessioner.

Hvis vi anvender valgfrie cookies til eksempelvis statistik eller markedsføring, placeres de først, når brugeren har givet samtykke.

16. Ændringer i persondatapolitikken

Vi kan opdatere persondatapolitikken, hvis Licensbutler ændres, hvis vi tager nye leverandører i brug, eller hvis lovgivningen eller vores behandling af personoplysninger ændrer sig.

Den gældende version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden. Datoen øverst viser, hvornår politikken senest blev opdateret.

17. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken eller vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte:

Edubutler ApS
Klaus Nissen
E-mail: klaus@edubutler.dk
Telefon: +45 31 42 66 72